Privacy

vv Veenendaal hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met
persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vv Veenendaal houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en
regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
– Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
– Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor vv Veenendaal betekent dit dat toestemming wordt
gevraagd bij het afsluiten van het lidmaatschap om foto’s en gegevens voor scouting te mogen vastleggen. Nieuwe leden kunnen bij aangaan lidmaatschap aangeven wat al dan niet van
toepassing is. Voor teamfoto’s, die aan het begin van ieder seizoen worden gemaakt, zal de speler dit expliciet aan moeten geven indien zij dit niet wenst, in schriftelijke vorm bij de secretaris van de vereniging. De betreffende speler zal dan niet op de teamfoto komen;
– Passende technische- en / of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als vv Veenendaal zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Mag je sportvereniging nog wel foto’s van jou online posten?

De nieuwe privacywet is streng als het gaat om het publiceren van persoonlijke informatie van anderen. Foto’s vallen daar ook onder. Tegelijk kent de wet ook een belangrijke uitzondering die gaat over informatievoorziening, zoals bij journalistieke berichtgeving. En die uitzondering wordt dan weer heel ruim geïnterpreteerd. Een sportclub kan prima verslag doen van een wedstrijd of bijeenkomst en daar foto’s van publiceren. „Je moet je daarbij wel afvragen: is deze persoon relevant voor het nieuws. Dus wel de spits die de goal maakt in de wedstrijd waardoor de club promoveert. Maar misschien geen close-up van iemand uit het publiek. Het doel moet dus zijn om het publiek te informeren. Wij streven na hier zorgvuldig mee om te gaan.

Verwerking van persoonsgegevens van leden, donateurs, sponsoren en vrijwilligers

Persoonsgegevens van leden, donateurs of vrijwilligers worden door vv Veenendaal verwerkt
ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden, waaronder teamsamenstelling en financiële afhandeling van contributie of sponsorafdracht;
– Communicatie over de vereniging en haar activiteiten;
– Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Lidmaatschap of van de vereniging door middel van ondertekend inschrijfformulier;
– Vrijwilligers die geen lid zijn door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de vereniging.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Veenendaal de volgende persoonsgegevens van u
vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Geslacht;
– Leeftijd;
– Bankgegevens betaling plichtige;
– Telefoonnummer verzorger/ouder;
– Email-adres verzorger/ouder;
– Pasfoto;
– VOG (in voorkomende gevallen)
– Voorkeur uit te voeren club werkzaamheden

Uw persoonsgegevens worden door vv Veenendaal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
– Ten behoeve van overschrijvingen naar andere verenigingen kan het zijn dat informatie door de sportbond ook na beëindigen lidmaatschap wordt opgeslagen.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door vv Veenendaal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Inschrijving lidmaatschap;
Uw persoonsgegevens worden door vv Veenendaal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de periode van lidmaatschap, dan wel het uitschrijven voor nieuwsbrief.

Verwerking van persoonsgegevens van werknemers en/of vrijwilligers die een vrijwilligersovereenkomst hebben

Persoonsgegevens van werknemers/vrijwilligers worden door vv Veenendaal verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Uitvoering geven aan de arbeids-/vrijwilligersovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De arbeidsovereenkomst of vrijwilligersovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan vv Veenendaal de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam/voorletters;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Geboortedatum;
– Salarisgegevens;
– Kopie ID;
– BSN-nummer;
– Bankgegevens;
– VOG
Uw persoonsgegevens worden door vv Veenendaal opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– De ledenadministratie;
– Het verzorgen van de (financiële) administratie;
– Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar)
indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke
vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

vv Veenendaal bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor
deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en / of organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
– Alle personen die namens vv Veenendaal van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn bewust van de geheimhouding daarvan.
– Wij trachten het aantal personen wat over gegevens beschikt zo beperkt mogelijk te houden, rekening houdende met functiescheiding;
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al van toepassing zijnde systemen;
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen in samenwerking met onze partners;
– Onze vrijwilligers/medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
(of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een
andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk
erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens
vv Veenendaal
Groeneveldselaan 15
3902HA Veenendaal
secretaris@vvveenendaal.nl